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管理共享   高效便捷   解决每一个项目难题
艾三维云巢管理系统

管理共享   高效便捷   解决每一个项目难题

艾三维云巢管理系统

艾三维云巢管理系统

云巢企业项目管理系统是广州君和(艾三维技术)技术团队基于十多年研发经验,深入调研用户需求,打造的一款企业项目文件管理系统。它实现了异地文件共享、审批和预览等功能,并解决多种文件格式兼容难的问题。

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产品简介


产品简介

云巢企业项目管理系统提供企业网盘,项目文件管理、知识库文件管理、归档文件管理、个人文件管理等流程和数据存储,旨在为企业提供全流程的数据管理功能,从而提高企业的数据管理水平,同时给企业员工提供更加优质的体验。
云巢企业项目管理系统与WPS文档管理进行集成,实现全部offices软件的预览和在线编辑,将平台的重点聚焦在文件处理以及归纳上面。
企业项目文件管理系统
云巢企业项目管理系统主要由个人桌面、项目管理、知识库、分享管理,归档管理,文档审批六大模块组成。其中,项目管理、个人桌面、知识库,文档审批是企业员工常用的核心模块。
企业项目文件管理系统

产品功能

常规功能:文件协同编辑、文档共享、文件审批、文档管理等;
行业特有功能:如图纸预览,模型预览等;
产品配套:为降低维护成本,配有云巢一体机,三步完成部署功能(开机-配置-启用)。
企业项目文件管理系统
云巢一体机:艾三维云巢企业项目管理系统配套硬件。

产品特点

1)集成化:所有内容集中存放,集成各种文档、在线编辑(office软件)设计协同。
2)标准化:按照标准的模式管理。
项目文件管理系统
3)完整性:包含项目所有的图纸文档资料。
项目文件管理系统
4)一致性:实现异地数据同步,分布在不同地方的文件可同步到本地,项目成员获取的信息一致。同一时间同一个文件可多个用户编辑,即时保存,修改的内容立即可见,修改文件后可加备注,使其他用户及时了解文件的设计状况。
项目文件管理系统
5)实时性:保证获取最新的信息,项目人员可及时查看需要处理的文档,对不同办公室、不同地域的项目文件,可采用云存储,提高数据访问的速度。
6)安全性:多级权限控制,防止文件外流。
企业文件管理平台
7)分类筛选:进行各种自定义标签,可以快速筛选想要的文件。
8)知识传承:项目完毕,文件封存,项目经验可以进入知识库以便于下次项目进行查看和使用。
企业文件管理平台
9)快速分享:文件分享给指定人员,共同参与项目,给与指导意见。
10)易用性:快速上手,无目录树,文件目录结构清晰。
企业文件管理平台
11)个人文件管理:离开公司,可随时进行个人文件查看和管理。
12)版本控制:文件进行多版本控制,并可以多版本独自预览。

解决方案

一、教育行业解决方案
行业痛点
教学资料分散,缺乏统一管理平台
教育行业会产生诸如课件、教学大纲、培训教案、教学视频、考试题、学生档案、文档库等海量教学文件资料,需要统一的文件存储平台。

文件无法及时分享与利用
教育企业会设置分校分院等分支机构,地处不同院校的教师与学生之间缺乏高效的互动平台,最新资料无法及时分享出去,教学资源难以得到有效利用。

重要文件数据易外泄
教育行业教案、辅导资料等多为纸质材料,不易于在学生之间进行分享。个人云盘、U盘等数据存储方式存在账号安全与设备遗失问题,教学资料难以得到安全保障。

文档历史版本无法找回
课件、教师或学生创作的文章若无意中被改动,无法找回历史版本。
企业文件管理平台

解决方案
无缝集成校园办公门户
云巢企业项目管理系统与校园现有OA系统、选课系统、学校门户系统等进行集成,促进校园信息化建设,完善教学系统。

教学资料集中统一管理
统一对教学文档资料(Office、PDF、PPT等)以及其它资料(图片、音频、视频等)进行一站式管理。

严格权限管控,操作记录可追溯
对教职人员进行权限分配,保障各教职人员在明确的职能分类下根据相应的权限进行文档管理,一切操作皆有日志记录,如果发生意外情况可进行追溯。

纸质档案电子化
支持OCR识别,通过扫描集成,可快速识别文字图片等纸质文件,并根据指定规则智能分类。

重要资料便捷共享协作
资源便捷共享,教职人员只要通过浏览器就可真正实现跨区域教学,在线上进行资源共享,提高教学文件流转效率。

快速搜索资料,实时消息提醒
强大的搜索引擎,支持模糊搜索,以及不同筛选条件搜索,帮助教学人员快速找到所需资料;文件资料更新,实时消息提醒,及时掌握文档最新动态,提醒教学人员查看或下载最新资料,师生间的学习交流更加便捷。

二、设计行业解决方案
行业痛点
传统文件管理方式效率低
建筑设计行业是一个大型的设计图纸“生产工厂”,文件往来频繁。建筑图纸等文件需多次修改与更新,版本易混乱。文件的存储空间和传输速度对建筑设计行业来说是一个棘手的问题。

文档管控困难
建筑设计行业存在勘察报表、测量报告、设计图纸、投标书等各类文件资料。这些文件资料并非孤立的存储在单个部门,而是交叉存在于相关的部门。存储在各个工作人员电脑上的冗杂文档存储分散,难以管理。

文件变动频繁
建筑设计行业工作要求精细,每一厘米的误差都有可能让一切推倒重来,频繁修改文件成为常态。要求部门之间时刻保持沟通顺畅,修改变动更需第一时间传达至协作部门。

移动办公不便
建筑设计行业的特殊性使工作人员频繁出差,办公地点流动性强,造成信息无法及时传递,影响办公效率。

多方沟通难以实现
项目的进行需要多方联系,而现有的沟通工具不足以支撑高效办公,用户、供应商、施工单位三方的交流问题有待解决。

文件监管难
项目文件牵涉人员多,难把控,公司部门、人员结构复杂,缺乏有效文件管理制度,机密文档存在易泄漏、丢失、损坏等风险。
艾三维云巢管理系统

解决方案
文件集中存储、安全备份
云巢企业项目管理系统集中安全存储工程图纸、合同报表等多种文件,可根据文件类型、属性等进行智能分类管理,避免重要文档的丢失、损坏,支持数据增量备份和多快照备份;当文档或硬盘因误操作或病毒感染等导致破坏时,可利用快照备份的数据第一时间进行恢复,减少企业损失。

文件版本列表清晰可控
设计文件版本明晰,清晰记录每个设计文件的修改与更新,记录文件的每一个评论,避免版本错误,保护文档完整性与准确性。

搜索及筛选
强大的搜索引擎,查找文件更快速,支持根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行筛选,支持通过搜索和模糊智能搜索功能,快速定位查找所需的文件。

分享高效,协作便捷
建立企业内部安全、高效的文档分享平台,取代传统QQ、邮件等形式,实现文件的快速流转,实时传递文档信息,保障信息传输的安全性与时效性。

随时随地移动办公
不论在办公室还是在工地,均可通过浏览器、客户端、移动端等多种访问方式,打破时间与空间的限制。

多级权限安全管理
规范文件使用,建立严谨完善的权限管理制度,对跨部门、跨项目工作人员进行多维度多层次管理,保障了企业文档的安全性,同时提高员工工作效率。

三、IT行业解决方案
行业痛点
大量数据缺乏统一存储和管理
科技企业信息化程度较高,会使用多种办公应用系统。工作中产生的大量文档资料,如需求文档、架构设计资料等分散在各个系统和电脑中,缺乏统一的存储和管理。

文件传递效率低,权限管理松懈
企业内部各个部门间项目交叉现象普遍,缺乏有效的人员管理,协同效率不高。企业与客户间的文件传递、信息沟通等依然采取传统的邮件、QQ等方式,不仅传输速度缓慢,而且存在极大的风险。

硬件损坏容易造成数据丢失
普通服务器存储难以承载巨大的信息数据,一旦电脑硬盘损坏病毒入侵会带来巨大的损失。

文件检索不便,效率低
公司文档数量巨大,种类繁多,文档检索速度缓慢,损耗企业的人力时间成本,影响办公效率。
艾三维云巢管理系统

解决方案
文件集中存储,安全数据备份
云巢服务器端文件采用加密存储,支持云部署和私有部署,确保文件数据安全,严格的权限管理,让每个人按需获得对应权限,避免文件夹的越级查阅。

搜索引擎,文件检索更高效
强大的搜索引擎,可按照时间、类别、标签、文件状态等方式筛选,支持模糊搜索,以及不同筛选条件的搜索,帮助企业员工快速找到所需资料。

实时消息提醒,文件协作更高效
消息提示提醒用户,及时掌握文档最新动态,提醒项目人员查看或下载最新资料,便捷地实现企业文件的分享和传递。

详细文档评论记录
系统自动记录全公司所有文件的评论记录及分享,可随时查阅监管各种人员的文档操作行为,避免遗漏每一个管理细节,责任可追溯的同时提高员工的工作效率。

应用场景

应用场景一:
某员工外出时,发现资料忘记携带,恰好云巢企业项目管理系统中有该文件,可以一键预览。
艾三维云巢管理系统
应用场景二:
某公司,文件收集困难,所有资料都收集在各自的电脑上面,每次需要资料,都需要找到相应人员,耽误时间。
使用云巢企业项目管理系统,快速上传资料,发送到企业知识库,资料快速共享。
企业项目文件管理系统

应用场景三:
某公司资料因邮件密码丢失,导致大量资料外泄,给公司造成很大损失。
使用云巢企业项目管理系统,若账号密码丢失,重要资料无法下载和删除,隔绝资料丢失和外泄的问题。
企业项目文件管理系统

应用场景四:
项目文档管理困难,员工不愿意多次上传和分享文档,重复无意义的操作。
使用云巢企业项目管理系统,进行在线新建文档,让员工可以在线创建,即时保存,公司停电,数据也不丢失。
企业项目文件管理系统

应用场景五:
某公司数据保存在nas中,文件权限无法详细划分,只能统一处理,因员工电脑中毒,导致文件全部删除,造成工作上的巨大损失。
使用云巢企业项目管理系统,详细的权限划分,即使密码丢失,个人电脑中毒,也无法影响到企业资料库。
企业项目文件管理

应用场景六:
个人习惯把文件都放到桌面上面进行查看,随着项目时间越长,工作时间越长,桌面文件越来越多,经常出现文件找不到,甚至丢失的情况。
云巢企业项目管理系统将个人电脑桌面文档管理,迁移到云巢企业网盘个人桌面,还您一个干净如初的桌面。
企业项目文件管理

应用场景七:
文件审批困难,无法查看文件具体修改地方。
使用云巢企业项目管理系统,采用多种评论方式,您可以基于一个项目文件夹或文件,和同事展开讨论,@相关人员,直接参与文件建议。
企业项目文件管理系统

应用场景八:
知识传承作为企业文化的重要一部分,新员工来到公司,拿到厚厚一本资料,容易无从下手。
使用云巢企业项目管理系统,将知识进行分类管理,建立独立阅读分类,让企业传承文化,不再困难。
企业项目文件管理系统

应用场景九:
某公司,创建一个项目介绍,需要多人共同完成,一人完成后,将该文件传输给下一同事,耽误项目进度,耗费员工精力,加大员工沟通困难。
使用云巢企业项目管理系统分享协作,员工共同进行文档编辑,无需依靠文件独立传输,有意见在线沟通,缩短编辑时间,提高绝对效率。
企业项目文件管理系统

应用场景十:
某项目中的重要文档,因员工打开预览时,不小心修改了文件,导致整个文档信息不连贯。
云巢企业项目管理系统,对重要文档进行归档处理,所有人员只有预览功能,无法进行再次编辑,完全避免误操作导致的文档信息丢失。
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